Suurimmalla osalla yrittäjistä on yrityksen sähköpostilaatikko mallia nimi@verkkotunnus.fi eli sähköposti tottelee samaa loppua kuin missä kotisivutkin ovat, esim. minulla info@ateljeeamnelin.fi ja kauppiatar@butik-o.fi, pari esimerkkiä antaakseni.
Sähköpostien sisällöt, eli kaikki saapuneet ja lähetetyt meilit kuluttavat tietenkin sitä kotisivun tallennustilaa jonka olet vuokrannut esim. Zonerilta ja jonne sinun kotisivusi on tehty, se voi olla esim 8€/kk tai 20€/kk tai jotain sinne päin riippuen palveluntarjoajan hinnoista.
Harmillisesti joskus käy niin, tai aika useinkin, että meililaatikossa on liikaa meilejä ja kotisivusi ilmoittaa, että tila alkaa loppumaan. Vaihtoehdot on joko ryhtyä käymään läpi meilejä ja poistaa tarpeettomat ja odotella milloin ongelma ilmaantuu takaisin, tai sitten ostaa lisää kotisivutilaa, ja odottaa milloin boxi taas täyttyy ja ongelma ilmaantuu uudelleen 😀
On myös kolmas vaihtoehto!
Kaikki tietävät gmailin? Googlen sähköpostin jossa on lähes rajattomasti tallennustilaa. Googlella on myös palvelu nimeltään G Suite. Tämä on yrityksille ja yhteisöille suunnattu apuväline josta löytyy sähköpostilaatikot, kalenterit, ulkoinen tallennustila ja paljon paljon muuta.
Tässä ohjeessa käymme läpi ainoastaan G Suite sähköpostilaatikon hallinnan, koska sähköpostilaatikot tuppaavat usein täyttymään ja niiden vuoksi kaivataan sitten lisätilaa webhotelleille.
Tähän väliin pitääkin mainita, että toimin Zonerin jälleenmyyjänä ja välitän heidän palvelimillaan sijaitsevia webhotelleja edulliseen hintaan esim. 2 GB levytilan hotelli 5,56€/kk ja 4GB 6,37€/kk lue lisää alla olevasta postauksesta tai avaa ylävalikosta kohta webhotellit 🙂
https://www.grafiaitta.fi/uncategorized/luotettavalla-suomalaisella-palvelimella-olevan-webhotellin-avulla-kaytat-kotisivujasi-ja-sahkopostiasi-edullisesti/
G Suitella saat sähköpostilaatikollesi 30Gt tallennustilaa mikä on puolet enemmän kuin mitä tavallisessa gmail tilissä on. En tiedä onko monikaan saanut gmailiaan koskaan täyteen, minulla itselläni on ollut yksi ja saman gmail tili varmaan 10 vuotta ja olen käyttänyt 37% siitä 15 Gt:stä 😀
G Suite maksaa yhdelle käyttäjälle 3,33€/kk ja sillä saa lisäksi paljon muitakin käytännöllisiä yrityksille suunnattuja palveluita Googlelta. Saat siirrettyä myös vanhat sähköpostisi G Suiteen, samoin kalenteritapahtumasi ja kaiken mitä tarvitset.
Mikä etu on sitten siirtää sähköpostit G Suiteen?
Ensinnäkin silloin sähköpostin osoite pysyy samana, eli jos sinun sähköpostiosoitteesi olisi vaikka info@kauppa.fi tai mirkku@toimisto.com niin sähköpostiosoitteesi pysyy täysin samana, vain käyttöliittymä näyttää gmaililta ja saat liki loputtomasti tallennustilaa meileillesi. Enää sinun ei tarvitse murehtia täyttääkö meilit kotisivutilasi eikä käydä aika ajoin rankalla kädellä läpi meilejäsi ja poistella turhia.
Pääset ilmaiseen kokeilujaksoon tästä, klikkaamalla Sign up for trial sivun oikeasta yläreunasta https://gsuite.google.com/setup/apps/
Anna tietosi ja yrityksesi sähköpostiosoite jonka haluat siirtää Googlelle, huom. voit ihan turvallisesti kokeilla tätä, mitään ei siirry ennen kuin olet laittanut kaikki tarvittavat asetukset, eli kirjaudu rohkeasti sisään ja tutustu G Suiten käyttöliittymään.
Kaikesta hienoudesta huolimatta G Suiten käyttöönotto ei ole se helpoin juttu, lisäksi suurin osa ohjesivuista on englanniksi, niinpä tässä tulee jonkinmoiset ohjeet asetusten laittamiseksi.
Kun olet ottanut itsellesi G Suite palvelun (joka taitaa muuten olla ensimmäisen kuukauden ilmainen) pääset kirjautumaan palveluusi G Suiten hallintapaneelissa osoitteessa https://admin.google.com/
Ekalla kerralla kirjautuessa saat käyttöösi “Setup Wizardin” joka vie sinut läpi tarvittavien asetusten (ks. mallit kuvista), kunnes tulet kohtaan jossa asetetaan MX Tietueet
Joudut vielä antamaan puhelinnumerosi mallia 358xxxxxxxxxx johon saat verifikaatiokoodin, näppäile koodi ilman G-alkua toisin kuin kuvassani 😀
Hyväksy ehdot ja pääset alkuun 🙂
Aloita vaikka yhdellä henkilöllä, eli itselläsi:
Seuraavaksi Google haluaa varmentaa, että sinä todella olet sinä ja omistat sivusi, eli joudut lataamaan tällaisen varmennustiedoston kotisivujesi juureen.
Lataa HTML tiedosto koneellesi:
Ja tämän jälkeen kirjaudu webhotelliisi ja lisää tiedosto public_html kansioon.
Kun olet ladannut HTML tiedoston webhotelliisi on aika palata G Suite ikkunaan ja kertoa sinne, että tiedosto on ladattu ja webhotellin hallintapaneeli on edelleen auki:
Seuraavaksi Google haluaa, että poistamme kaikki olemassa olevat MX tietueet, eli siirry webhotellissasi sinne kohtaan missä voit muuttaa MX tietueita, Zonerin hotelleissa se kohta näyttää tältä:
Klikkaa ruksi kaikkiin MX tietueisiin ja paina delete
Palaa taas siihen ikkunaan jossa sinulla on G Suiten asennus auki ja kerro, että olet poistanut MX tietueet ja kirjoita uudet MX tiedot kuten kuvassa. Huomaa numerojärjestys, eli joissakin tapauksissa järjetys on kuten Googlen mallikuvassa eli 1,5,5,10,10 ja joissakin tapauksissa vastaavuus on kuten Direct Adminilla eli Googlen 1 vastaa Direct Admin 10, Googlen 5 vastaa 20 jne.
Muista laittaa .piste sanan .com perään, ks kuva (klikkaa kuvaa ja se aukeaa uuteen ikkunaan isompana)!
Poista ruksi kohdasta Use this server to handle my emails ja tallenna!
Nämä ovat ne kohdat missä yleensä voi mennä pieleen, eli katso ohjeet tarkkaan ja tee kuten ohjeessa, Googlen verifiointi kestää tunnin, eli et näe tuntiin osuiko oikeaan vai väärään, tarkista siksi ylläolevat kohdat erityisen tarkkaan!
Palaa taas takaisin G Suite ikkunaan, ruksaa I created the new MX records ja I saved the MX records, klikkaa sen jälkeen Verify domain ja odota:
Tässä välissä voitkin käväistä kahvilla, sillä verifiointiin kuluu noin tunnin verran aikaa 🙂
Kun Googlen verifiointi on valmis saat tällaisen ilmoituksen ikkunaan, klikkaa next ja pääset eteenpäin:
Jos et jaksa heti selailla kaiken maailman muita juttuja niin voit siirtyä suoraan käyttämään sähköpostiasi klikkaamalla oikeassa yläreunassa olevaa nimeäsi ja sieltä kohtaa My Account:
Seuraavasta näkymästä klikkaa punaista kirjekuorta eli Gmail symbolia ja pääset sähköpostiisi ja kuten huomaat oikeasta yläreunasta, osoite on mallia yrityksesi sähköpostiosoite eikä gmail vaikka tallennustila ja käyttöliittymän onkin Googlelta 🙂
Nyt sähköpostisi eivät enää vie tilaa kotisivutilastasi eivätkä ne tallennu enää vanhaan sähköpostilaatikkoosi 🙂 Kirjautumaan pääset normaalisti sieltä mistä Gmailiinkin https://mail.google.com/ . Jos sinulla on gmail esim. henkilökohtaisessa käytössäsi, voit lisätä yrityksesi G Suite mailin oman Gmailisi oikeasta yläkulmasta profiilikuvapallurasta ja kohdasta Lisää tili, näin pääset kirjautumaan kaikille gmail tileillesi yhdestä meilistä 🙂
Mikäli haluat siirtää yrityksesi meilit G Suiteen, mutta käyttöönotto vaikuttaa liian vaikealta, ota yhteyttä minuun grafiaitta@gmail.com ja voin laittaa asetukset puolestasi. Mikäli taas haluat vain tilavamman webhotellin, voit ottaa sen minun kauttani luotettavalta Zonerin palvelimelta edulliseen hintaan, ks. webhotellien hinnat tästä https://www.grafiaitta.fi/webhotellit/
Tässä vielä enkunkieliset ohjeet G Suiten käyttöönottoon: https://gsuite.google.com/setup/
Kiitos kun luit, toivottavasti oppaasta oli sinulle apua 🙂
